Деловое общение условно можно поделить на направления: «сверху-вниз» (руководитель ‒ подчиненный), «снизу-вверх» (подчиненный ‒ руководитель) и «по горизонтали» (сотрудник ‒ сотрудник). И существуют негласные правила, следуя которым можно в значительной степени облегчить взаимодействие как с партнерами, так и с начальством. Знания таких положений поможет повысить эффективность и избежать промахов в процессе сотрудничества.
Правила «сверху-вниз»
Отношение руководителя к подчиненным влияет на весь характер делового общения, во многом определяет его нравственно-психологический климат. Именно на этом уровне формируются в первую очередь эталоны и образцы поведения.
Вот некоторые из них:
✓ Если сотрудник не выполнил распоряжения, необходимо дать ему понять, что руководителю известно об этом, иначе он может решить, что провел вас. Более того, если начальник не сделал подчиненному соответствующего замечания, то он просто не выполняет своих обязанностей.
✓ Критикуйте действия и поступки, а не личность человека. Никогда не советуйте подчиненному, как поступать в личных делах. Если совет поможет, вас скорее всего не поблагодарят. Если не поможет — на вас придется вся ответственность.
✓ Никогда не давайте сотрудникам возможности заметить, что вы не владеете ситуацией, если вы хотите сохранить их уважение.
✓ Соблюдайте принцип распределительной справедливости: чем больше заслуги, тем больше должно быть вознаграждение.
✓ Поощряйте свой коллектив даже в том случае, если успех достигнут главным образом благодаря успехам самого руководителя.
✓ Укрепляйте у подчиненного чувство собственного достоинства. Хорошо выполненная работа заслуживает не только материального, но и морального поощрения. Не ленитесь лишний раз похвалить сотрудника.
✓ Защищайте своих подчиненных и будьте им преданными.
✓ Выбирайте правильную форму распоряжения, учитывая прежде всего два фактора: ситуацию, наличие времени для нюансов, личность подчиненного — кто перед вами: добросовестный и квалифицированный работник или человек, которого нужно подталкивать на каждом шагу. В зависимости от этого следует выбирать и этически наиболее приемлемые нормы поведения и формы распоряжения. Они могут быть такими: приказ, просьба, запрос и так называемый «доброволец».
✓ Приказ чаще всего следует использовать в чрезвычайной ситуации, а также в отношении недобросовестных сотрудников. Просьба используется в том случае, если ситуация рядовая, а отношения между руководителем и подчиненным основаны на доверии и доброжелательности. Такая форма позволяет сотруднику высказать свое мнение на проблему в том случае, если она по каким-либо причинам не может быть решена. Запрос лучше применять в тех случаях, когда вы хотите вызвать обсуждение, как лучше сделать работу или подтолкнуть сотрудника к тому, чтобы он взял инициативу на себя. «Есть ли смысл заняться этим?», «Как мы должны это сделать?» При этом сотрудники должны быть инициативными и достаточно квалифицированными.
«Снизу-вверх»
Знать, как следует обращаться и относиться к своему руководителю, очень важно. Без этого трудно найти общий язык и с начальником, и с подчиненными. Используя те или иные нормы, можно привлечь руководителя на свою сторону, сделать своим союзником, но можно и настроить его против себя, сделать своим недоброжелателем.
Построить корректное деловое общение с руководителем помогут следующие этические нормы и принципы:
✓ Старайтесь помогать руководителю в создании в коллективе доброжелательной нравственной атмосферы, упрочении справедливых отношений.
✓ Не пытайтесь навязывать руководителю свою точку зрения или командовать им. Высказывайте ваши предложения или замечания тактично и вежливо. Вы не можете ему прямо что-то приказать, но можете сказать: «Как вы отнесетесь к тому, если бы…?» и т.д.
✓ Не разговаривайте с начальником категорическим тоном, не говорите всегда только «да» или только «нет». Вечно поддакивающий сотрудник надоедает и производит впечатление льстеца. Человек, который всегда говорит «нет», служит постоянным раздражителем.
✓ Будьте преданны и надежны, но не будьте подхалимом. Имейте свой характер и принципы. На человека, который не имеет устойчивого характера и твердых принципов, нельзя положиться, его поступки нельзя предвидеть.
✓ Не стоит обращаться за помощью, советом, предложением и т.д. «через голову», сразу к руководителю вашего руководителя, за исключением экстренных случаев. В противном случае ваше поведение может быть расценено как неуважение или пренебрежение к мнению начальника. В любом случае ваш непосредственный руководитель в этом случае теряет авторитет.
✓ Если вас наделили ответственностью, деликатно поднимите вопрос и о ваших правах. Помните, что ответственность не может быть реализована без соответствующей степени свободы действий.
✓ Когда вы заходите в служебное помещение и к начальнику в том числе, стучать в дверь не нужно. Таким образом вы даете человеку понять, что не подозреваете его в том, что он занимается на своем рабочем месте какими-то личными делами. Но это не значит, что мы можем входить вообще без разрешения. Посетитель должен полностью зайти в помещение (не надо изображать говорящую голову, неловко выглядывающую из-за двери) и спросить: «Можно войти?» Если вам отвечают утвердительно — проходите. В ситуации, когда руководитель, например, говорит по телефону, но все же показывает вам, что вы можете войти, необходимо закрыть дверь, сделать пару шагов вперед и ожидать, когда начальник повесит трубку. Конечно, когда у руководителя есть секретарь, мы спрашиваем разрешения войти именно у него.
«По горизонтали»
Применительно к коллегам следует иметь в виду, что найти верный тон и приемлемые нормы делового общения с равными по статусу сотрудниками из других подразделений — дело весьма непростое. Особенно если речь идет об общении и отношениях внутри одной организации.
В этом случае они нередко являются соперниками в борьбе за успех и продвижение по службе. В то же самое время — это люди, которые вместе с вами принадлежат к команде общего управляющего и должны чувствовать себя равными по отношению друг к другу.
✓ Попытайтесь достичь четкого разделения прав и ответственности в выполнении общей работы.
✓ Если круг ваших обязанностей пересекается с кругом обязанностей ваших коллег, это весьма опасная ситуация. Если руководитель не разграничивает ваши обязанности и ответственность с другими, попытайтесь сделать это сами.
✓ Не давайте обещаний, которые вы не сможете выполнить. Не преувеличивайте свою значимость и деловые возможности. Если они не оправдаются, вам будет неудобно, даже если на это были объективные причины.
✓ Не лезьте человеку в душу. На работе не принято спрашивать о личных делах, а тем более проблемах.
✓ Не старайтесь показаться лучше, умнее, интереснее, чем вы есть на самом деле. Рано или поздно все равно все выплывет наружу и встанет на свои места.
✓ Рассматривайте вашего коллегу как личность, которую следует уважать саму по себе, а не как средство для достижения собственных целей.
Подготовила Диана ТКАЧЕНКО
Комментарии